.svg){kind=icon}
Das Nachtaudit ist für kleine Hotels von entscheidender Bedeutung, um finanzielle Genauigkeit und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Dieser vom Nachtprüfer durchgeführte Prozess umfasst den Abgleich der Transaktionen des Tages, die Überprüfung der Gästelisten und die Überprüfung der Rezeptionsaktivitäten wie Check-ins, Check-outs und Belegung. Nachtprüfungen tragen dazu bei, sicherzustellen, dass Reservierungen, Zahlungen und Gebühren ordnungsgemäß im Standort Management System (PMS) des Hotels erfasst werden.
In diesem Blog behandeln wir wichtige Tipps zur Optimierung des Nachtauditprozesses. Von der Verwaltung der Rechnungen bis hin zur Überprüfung der Belegung spielt der Nachtprüfer eine Schlüsselrolle dabei, sicherzustellen, dass die täglichen Abläufe mit den Finanzunterlagen des Hotels übereinstimmen. Effektive Nachtprüfungen helfen kleinen Hotels, einen reibungslosen Rezeptionsbetrieb und finanzielle Stabilität aufrechtzuerhalten.
Was ist ein Nachtaudit in einem Hotel?
Die End-of-Day-Prüfung, in einem Hotel am häufigsten als Nachtprüfung bezeichnet, ist ein kritischer Prozess, der die finanzielle und betriebliche Genauigkeit der täglichen Aktivitäten des Hotels gewährleistet. Dieser Prüfungsprozess wird während der Nachtschicht vom Nachtprüfer durchgeführt und umfasst die Überprüfung aller Transaktionen des Geschäftstages, einschließlich Reservierungen, Zimmerpreise und Gästeberechnungen, um sicherzustellen, dass alles mit den Finanzunterlagen des Hotels übereinstimmt.
Der Nachtprüfer gleicht auch Konten wie Debitorenbuchhaltung und Kassenladen ab und bereitet den Probesaldo für den nächsten Tag vor. Diese Aufgabe, die häufig manuell oder durch automatisierte Systeme wie Hotelogix ausgeführt wird, stellt sicher, dass Fehler erkannt und Zimmerservice, Zimmerreinigung und andere Hoteldienstleistungen ordnungsgemäß abgerechnet werden. Der durch diesen Prozess erstellte Prüfbericht hilft Hoteliers, genaue Zimmerpreise, Umsatzzahlen und die allgemeine finanzielle Gesundheit aufrechtzuerhalten.
Da die weltweite Hotelauslastung im nächsten Jahr aufgrund des zunehmenden Tourismus voraussichtlich um 2,5 % , wird die Nachtprüfung noch wichtiger. Da Hotels mit höheren Gästezahlen und komplexeren Finanzaktivitäten konfrontiert sind, ist die Genauigkeit dieses nächtlichen Prozesses von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Ablauf an der Rezeption und den allgemeinen Geschäftserfolg. Ein gut durchgeführtes Nachtaudit garantiert, dass das PMS des Hotels korrekt aktualisiert wird, finanzielle Unstimmigkeiten behoben werden und das Hotel bereit ist, die Anforderungen des nächsten Geschäftstages ohne Betriebsunterbrechungen zu erfüllen.
Erfahren Sie, wie Sie die richtige PMS-Software auswählen, um die Nachtprüfung zu optimieren: Auswahl der besten Hotelstandort Standort Managementsysteme: Die besten PMS-Software im Vergleich
Gehört die Nachtprüfung zum Front Office?
Ja, die Nachtprüfung ist ein integraler Bestandteil des Front-Office-Betriebs. Dieser Prüfungsprozess wird in der Regel vom Nachtprüfer durchgeführt, der Mitglied des Rezeptionsteams ist. Er stellt sicher, dass alle finanziellen Aktivitäten der Hotelübernachtung genau erfasst werden. Der Nachtprüfer überprüft die Gästebögen, verifiziert Reservierungen, gleicht Forderungen aus und bereitet den Probesaldo für den nächsten Werktag vor.
Tools wie Hotelogix helfen dabei, viele dieser Aufgaben zu automatisieren. Um die Genauigkeit sicherzustellen, sind jedoch häufig manuelle Überprüfungen erforderlich. Diese nächtliche Routine, die das Ausbalancieren von Kassenschubladen, die Überprüfung der Zimmerservicegebühren und die Erstellung des Prüfberichts umfasst, gewährleistet eine nahtlose Kommunikation zwischen Abteilungen wie Housekeeping und Zimmerservice und sorgt so für die finanzielle Gesundheit des Hotels und einen reibungslosen Betrieb. Entdecken Sie in unserem Artikel, wie intelligente Technologie die Hotelbranche verändert: 7 Smart Hotel Technology Trends: Leitfaden für moderne Hotels
{{blog-cta-video="/features/product-updates"}}
Was sind die 5 Hauptfunktionen des Nachtaudits für Hotels?
Hier sind die wichtigsten Funktionen, die von Hotel-Nachtprüfern abgedeckt werden, um sicherzustellen, dass das Hotel für einen neuen Geschäftstag bereit ist:
1. Finanzielle Versöhnung
Der Nachtprüfer führt einen detaillierten Abgleich aller Transaktionen des Hoteltages durch und stellt so sicher, dass Zimmergebühren, Zahlungen und Einnahmen ausgeglichen sind. Dieser Prozess ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung der finanziellen Genauigkeit und die Vermeidung von Umsatzverlusten, einer Hauptaufgabe des Front Office während der Nachtschicht.
Erfahren Sie, wie Sie den RevPAR in der Hotelbranche berechnen und maximieren: Was ist RevPAR? Den Umsatz pro verfügbarem Zimmer verstehen
2. Überprüfung des Gastbuchs
Durch die Überprüfung der Gastkonten und die Verifizierung aller Reservierungen, Check-ins und Check-outs wird sichergestellt, dass etwaige Unstimmigkeiten oder Abrechnungsprobleme erkannt und gelöst werden. Dieser Schritt trägt dazu bei, die Einnahmen des Hotels zu schützen und sorgt für ein nahtloses Erlebnis für die Gäste, selbst bei einem nächtlichen Aufenthalt.
Erfahren Sie mehr über die Hotelbelegungsraten im Jahr 2024: Was sind Hotelbelegungsraten und wie werden sie berechnet?
3. Audit-Berichterstattung
Der Nachtprüfer erstellt wichtige Finanz- und Betriebsberichte, die Hoteliers Einblicke in Auslastungsraten, Einnahmen und Kontostände geben. Diese Prüfberichte liefern wichtige Daten für das Management, um die tägliche Leistung zu bewerten und Trends zu erkennen.
4. Zahlungsbestätigung
Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Zahlungen, Gebühren und Anpassungen im PMS ( Standort Management System) wie Hotelogix genau erfasst werden. Durch die Überprüfung von Bargeld, Karten und anderen Zahlungsarten verringert die Nachtprüfung das Risiko von Fehlern in den Konten und wahrt die finanzielle Integrität.
Entdecken Sie die besten Lösungen zur Optimierung der Zahlungsüberprüfung: Entdecken Sie die besten POS-Systeme für Hospitality im Jahr 2024
5. Vorbereitung auf den nächsten Tag
Der Nachtprüfer richtet die Hotelsysteme für den nächsten Werktag ein, passt die Zimmerverfügbarkeit an, verlängert die Konten und bereitet das Front Office auf die nächste Schicht vor. Diese Vorbereitung gewährleistet einen reibungslosen Betrieb für Gäste und Housekeeping-Teams und ermöglicht es dem Hotelier, sich auf die Bereitstellung exzellenten Service zu konzentrieren.
Wie werden Nachtaudits für Hotels durchgeführt?
Der Nachtprüfungsprozess in Hotels umfasst eine Reihe präziser Schritte, um die Richtigkeit der Finanzunterlagen und den reibungslosen Übergang zwischen den Geschäftstagen sicherzustellen. Jeder Schritt muss vom Nachtprüfer fachmännisch ausgeführt werden, um die Integrität des Hotelbetriebs aufrechtzuerhalten und ein reibungsloses Gästeerlebnis zu gewährleisten.
1. Vorbereitung
Der Nachtprüfer stellt fachmännisch sicher, dass alle täglichen Transaktionen, einschließlich Gäste-Check-ins, Zimmergebühren und Aktualisierungen des Housekeepings, im standort (PMS) wie Hotelogix genau erfasst werden. Diese Vorbereitung ist entscheidend, um eine solide Grundlage für den gesamten Auditprozess zu schaffen.
2. Beenden Sie den Tag
Der Prüfer schließt den Geschäftstag im PMS ab und führt diese Aufgabe reibungslos aus, um das Ende des Betriebstages des Hotels fehlerfrei zu markieren. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er sicherstellt, dass keine Transaktionen vom Vortag übersehen werden und dass alles korrekt im System wiedergegeben wird.
Entdecken Sie die besten zentralen Reservierungssysteme für Hotels, um Buchungen genau zu erfassen: Die 10 besten zentralen Hotelreservierungssysteme (CRS)
3. Überprüfen Sie die Gästefolios
Die Abrechnung jedes Gastes wird sorgfältig auf Unstimmigkeiten überprüft, um sicherzustellen, dass die Gebühren für den Zimmerservice, die Zimmerpreise und etwaige Anpassungen korrekt erfasst werden. Diese gründliche Prüfung verhindert Abrechnungsfehler und stärkt das Vertrauen der Gäste in ihre Finanztransaktionen.
4. Zahlungen überprüfen
Zahlungen werden mit den Umsatzunterlagen des Hotels abgeglichen, um sicherzustellen, dass alle Kreditkarten-, Bargeld- und anderen Transaktionen mit den erfassten Konten übereinstimmen. Der Nachtprüfer muss diesen Schritt sorgfältig durchführen, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Aktivitäten erfasst werden und keine Unstimmigkeiten vorliegen.
6. Bilanzkonten
Der Nachtprüfer gleicht das Gästebuch mit dem Hauptbuch ab und bestätigt, dass alle Forderungen und Transaktionen mit den gesamten Finanzberichten des Hotels übereinstimmen. Dieser Balanceakt ist für die Wahrung der finanziellen Integrität des Hotels und die Erstellung genauer Berichte für das Management von entscheidender Bedeutung.
Entdecken Sie Revenue-Management-Lösungen für Hotels zur Steigerung der Rentabilität: Die 7 besten Hotel-Revenue-Management-Systeme: Ein detaillierter Vergleich
7. Berichte erstellen
Für das Management werden detaillierte Berichte über Auslastung, Tagesumsatz und andere wichtige Kennzahlen erstellt, die wertvolle Erkenntnisse für die Betriebsplanung liefern. Diese Berichte ermöglichen es Hoteliers, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage der finanziellen Leistung des Hotels zu treffen.
8. Nehmen Sie Korrekturen vor
Etwaige Unstimmigkeiten oder Fehler in der Buchführung oder im PMS werden umgehend erkannt und korrigiert, um sicherzustellen, dass der endgültige Prüfbericht fehlerfrei ist. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung für die Wahrung der Genauigkeit der Finanzunterlagen und die Wahrung des Rufs des Hotels.
9. Schließen Sie das Audit ab
Der Nachtauditprozess ist abgeschlossen und die Vorbereitungen für den nächsten Arbeitstag werden fachmännisch getroffen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Hotel für ankommende Gäste bereit ist und alle Systeme für einen reibungslosen Betrieb ordnungsgemäß funktionieren, was das Gesamterlebnis der Gäste verbessert.
Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Hotelpreise zu steigern? Schauen Sie sich unseren Artikel „ Beste Hotelpreisstrategien zur Maximierung von Margen und Einnahmen“
Was sind die fünf Tipps für ein reibungsloses Nachtaudit in Hotels?
Die folgenden Tipps bieten wertvolle Erkenntnisse für Hotelfachleute, die ihre Nachtauditpraktiken verfeinern möchten:
1. Bleiben Sie organisiert
Der Nachtprüfer sollte einen systematischen Ansatz für die Verfolgung täglicher Transaktionen und die Erstellung von Berichten entwickeln. Nutzen Sie Checklisten und klar definierte Verfahren, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben, von der Kassenschubladenabstimmung bis hin zu Folioüberprüfungen, zeitnah und korrekt erledigt werden, wodurch das Risiko von Versehen am Ende des Tages minimiert wird.
2. Kommunizieren Sie klar
Eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ist für ein erfolgreiches Nachtaudit von entscheidender Bedeutung. Der Nachtprüfer sollte alle Teammitglieder über den Nachtprüfungsprozess, einschließlich aller Aktualisierungen oder Änderungen der Verfahren, auf dem Laufenden halten. Regelmäßige Briefings zu Beginn der Nachtschicht können dazu beitragen, die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten aufeinander abzustimmen, die Teamarbeit zu fördern und sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen reibungslos zwischen den Abteilungen fließen.
3. Nutzen Sie Technologie
Nutzen Sie standort wie Hotelogix, um verschiedene Aspekte des Nachtaudits zu automatisieren und zu vereinfachen. Durch die Verwendung von Softwarefunktionen zur Erstellung von Berichten, zur Verfolgung von Reservierungen und zur Überwachung von Transaktionen kann der manuelle Aufwand erheblich reduziert werden, sodass sich der Nachtprüfer auf die Gewährleistung der Genauigkeit und die effektivere Behebung von Unstimmigkeiten konzentrieren kann.
Entdecken Sie wichtige hospitality Tech-Systeme für moderne Hotels: The Hospitality Tech Stack – Ein Überblick über die Systeme, die Hotels wirklich brauchen
{{blog-cta="/features/product-updates"}}
4. Führen Sie regelmäßige Schulungen durch
Führen Sie fortlaufende Schulungen für das Frontoffice-Personal durch, um es mit den Verfahren und der Software für Nachtprüfungen vertraut zu machen. Dies versetzt die Mitarbeiter nicht nur in die Lage, ihre Aufgaben souverän zu erfüllen, sondern trägt auch dazu bei, die Konsistenz im Prüfungsprozess aufrechtzuerhalten. Regelmäßige Auffrischungen können das Team über Best Practices und neue Funktionen in der Hotelmanagementsoftware auf dem Laufenden halten.
Entdecken Sie, wie sich Organisationsstrukturen in Hotels auf den Betrieb auswirken: Organisationsstrukturen von Hotels verstehen: Hierarchie und Rollen
5. Überprüfen und anpassen
Bewerten Sie den Nachtauditprozess kontinuierlich, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Nach jedem Audit sollte der Nachtprüfer den Arbeitsablauf und die Ergebnisse überprüfen und Feedback von den Teammitgliedern einholen, um die Herausforderungen während der Schicht zu verstehen. Durch datengesteuerte Anpassungen werden die Effizienz, Genauigkeit und die allgemeine betriebliche Effektivität bei zukünftigen Audits verbessert.
Verwalten Sie Ihre online reputation ganz einfach mit MARA, während Sie ein Nachtaudit durchführen
Die Beantwortung von Online-Bewertungen kann überwältigend sein, insbesondere während der nächtlichen Prüfung, wenn Sie sich auf den Abschluss der Tagesberichte konzentrieren. KI-Review-Assistent jedoch einfacher zu bewältigen. Dieses intuitive Tool optimiert Ihren Online Reputation -Management-Prozess und ermöglicht es Ihnen, effizient auf Gästebewertungen zu reagieren und diese zu analysieren, ohne Ihre Konzentration auf nächtliche Abläufe zu verlieren. Durch den Einsatz der besten und individuellsten KI können Sie sicherstellen, dass Ihre Antworten zeitnah und relevant sind und so den Ruf Ihres Hotels verbessern, während Sie Zimmertransaktionen und nächtliche Finanzaufgaben erledigen.
KI-gestützter Review Inbox
Eine der Hauptfunktionen dieses Tools ist der Review Inbox . Mit Ihrem Bewertungs-Posteingang können Sie ganz einfach auf Bewertungen antworten, indem Sie einfach auf „Antwort generieren“ und dann auf „Senden“ klicken. Der Review Inbox stellt eine Verbindung zu mehreren Bewertungsquellen her, darunter Google, Booking.com und Tripadvisor, und bietet Ihnen einen Panoramablick auf alle Ihre Bewertungen. Sie können sogar die Automatisierung der Bewertungsantwort konfigurieren: Warum erlauben Sie MARA nicht, automatisch auf einfache Bewertungen zu antworten, wie z. B. 5-Sterne-Google-Bewertungen ohne Text, um sicherzustellen, dass Sie keine Bewertung verpassen? Tägliche Benachrichtigungen über neue Bewertungen halten Sie auf dem Laufenden und behalten die Kontrolle.
Erweiterte Review Analytics
Um Ihnen das Verständnis und die Analyse der Vielzahl an Bewertungen zu erleichtern, enthält der Bewertungsassistent auch Review Analytics . Dadurch erhalten Sie umsetzbare, leicht verständliche Erkenntnisse, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Mit MARA erhalten Sie schnell einen Überblick über alle Ihre Bewertungen, ohne jede einzelne lesen zu müssen. Die Analyse ist so detailliert, dass Sie sich über spezifische Probleme wie „die Zimmerklimaanlage ist nicht regulierbar“, „Wasser im Pool ist zu kalt“ oder „fehlende vegane Frühstücksoption“ informieren können. Diese Erkenntnisse tragen dazu bei, das Gästeerlebnis zu optimieren, ohne dass Sie ein Datenexperte sein müssen.
Vereinfachte Überprüfungsautomatisierung
Nachdem Sie Vertrauen in Ihren persönlichen KI-Review-Assistent gewonnen haben, können Sie sogar auf Autopilot gehen und Automatisierungsregeln erstellen. Auf diese Weise können Sie festlegen, welche Bewertungen direkt und ohne zusätzliche Genehmigung von der KI beantwortet werden sollen. Mit der untenstehenden Konfiguration werden alle Google-Bewertungen ohne Text und einer Sternebewertung von 4 und höher automatisch beantwortet.
Die persönlichste Antwort-KI
Bei der KI von MARA geht es nicht nur um Effizienz; es geht auch um Personalisierung. Die Brand Voice Funktion ermöglicht es der KI, sich an Ihren Ton anzupassen und sicherzustellen, dass Ihre Antworten authentisch klingen. Darüber hinaus können Sie der KI mit Smart Snippets „beibringen“, wie sie auf wiederkehrendes Lob oder Beschwerden reagieren soll. Ihre KI integriert diese Informationen dann in ihre Antworten, jedoch immer mit anderen Worten, um personalisiertere, relevantere Antworten zu liefern.
Dieser Bewertungs- und Antwortassistent hat sich für über 2.000 Kunden schnell zu einem Game-Changer entwickelt. Seine vielversprechende Fähigkeit, Ihre Gesamtbewertung zu verbessern, antwortrate zu verstärken, Erkenntnisse aus Kundenfeedback zu gewinnen und sowohl Zeit als auch Geld zu sparen, ist der Grund für seine wachsende Beliebtheit.
Die Verwaltung von Online-Bewertungen muss keine überwältigende Aufgabe sein. Mit der entsprechenden Software können Sie nicht nur den Prozess rationalisieren, sondern auch Ihre Antworten personalisieren und wertvolle Erkenntnisse aus den Bewertungen ableiten. Warum also zögern, unseren KI-Review-Assistent MARA auszuprobieren? Es ist zum Testen völlig kostenlos , erfordert keine Kreditkarte und kann in weniger als fünf Minuten vollständig betriebsbereit sein.
Letzter Gedanke
Das Nachtaudit ist ein entscheidender Prozess, der den reibungslosen Betrieb kleiner Hotels am Ende eines jeden Tages gewährleistet. Durch die sorgfältige Erstellung von Berichten und die Überprüfung aller Zimmertransaktionen spielen Nachtprüfer eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der finanziellen Genauigkeit und der Verbesserung des Gästeerlebnisses. Bei dieser wichtigen Aufgabe, die oft als „Nachtprüfung“ bezeichnet wird, geht es darum, Konten auszugleichen, Unstimmigkeiten zu prüfen und sich auf den bevorstehenden Tag vorzubereiten. Durch die Beherrschung dieses Prozesses können Hoteliers ihre Abläufe optimieren, das Umsatzmanagement verbessern und letztendlich jedem Gast ein besseres Erlebnis bieten.
Dieser Beitrag ist Teil unserer Hero-Content-Reihe zum Thema „ The Complete Hotel Management Guide: From Operations to Guest Experience “.
Häufig gestellte Fragen:
Das Nachtaudit ist eine wichtige Funktion, die im Front Office eines Hotels durchgeführt wird. Dazu gehört die umfassende Überprüfung der täglichen Transaktionen, um sicherzustellen, dass alle Finanzunterlagen vor dem Ende des Geschäftstages korrekt sind. Der Nachtprüfer führt diesen Prozess während der Nachtschicht durch, der oft als „Nacht“-Prüfung bezeichnet wird. Durch den Abgleich von Bargeld, die Überprüfung der Zimmergebühren und die Überprüfung der Gästekonten in Systemen wie Hotelogix trägt die Nachtprüfung zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz bei und stellt sicher, dass alle Aufzeichnungen für die Managementberichterstattung ausgerichtet sind.
Zu den Hauptaufgaben eines Nachtprüfers gehören der Finanzabgleich, die Verwaltung von Gastkonten und die Erstellung wichtiger Berichte. Während der Nachtschicht übernimmt der Nachtprüfer Aufgaben wie den Abschluss von Tagesendtransaktionen, die Überprüfung von Kassenschubladen und die Überprüfung, ob alle Zimmergebühren korrekt erfasst werden. Darüber hinaus erstellt der Nachtprüfer detaillierte Berichte, die Einnahmen, Belegung und etwaige Abweichungen zusammenfassen, um sicherzustellen, dass das Hotelmanagement über die notwendigen Informationen verfügt, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Liebe zum Detail ist eine entscheidende Fähigkeit für einen Nachtrevisor. Diese Rolle erfordert eine sorgfältige Prüfung der Finanzunterlagen, um die Genauigkeit während des Nachtprüfungsprozesses sicherzustellen. Auch finanzieller Scharfsinn ist wichtig, da der Nachtprüfer verschiedene Finanztransaktionen und deren Auswirkungen auf den Gesamtbericht verstehen muss. Kenntnisse im Umgang mit standort wie Hotelogix sind unerlässlich, da der Nachtprüfer diese Systeme nutzt, um seine Aufgaben während seiner Schicht effizient und genau zu erfüllen.
Um eine Karriere als Nachtrevisor anzustreben, benötigen Kandidaten in der Regel einen Hintergrund im hospitality oder in der Buchhaltung. Zu den relevanten Qualifikationen kann ein Abschluss in Hotelmanagement oder Finanzen gehören. Darüber hinaus ist häufig eine berufsbegleitende Schulung erforderlich, um sich mit dem standort des Hotels wie Hotelogix vertraut zu machen. Bei der Vorbereitung auf diese Position kann auch Erfahrung im Front-Office-Bereich oder in Positionen mit Finanztransaktionen von Vorteil sein, um sicherzustellen, dass der Nachtrevisor gut gerüstet ist, um die Aufgaben der Nachtschicht effektiv zu bewältigen.
Der Nachtprüfungsprozess für Hotels kann eine Herausforderung sein, insbesondere aufgrund des Drucks, während der Nachtschicht genaue Finanzabstimmungen durchzuführen. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören die Verwaltung von Diskrepanzen bei Bargeld und Zimmergebühren sowie die Sicherstellung, dass alle Transaktionen vor Tagesende korrekt erfasst werden. Diese Herausforderungen können jedoch effektiv bewältigt werden, indem man einen systematischen Ansatz beibehält, standort wie Hotelogix nutzt und über ein solides Verständnis der Finanzpraktiken verfügt. Mit Erfahrung und der richtigen Ausbildung können Nachtrevisoren diese Schwierigkeiten erfolgreich meistern.
