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Ein reibungsloser Check-in-Prozess ist unerlässlich, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und die Zufriedenheit der Gäste zu steigern. Gäste haben oft spezielle Bedürfnisse, wie zum Beispiel einen frühen Check-in, Unterstützung beim Gepäck oder die Möglichkeit eines späten Check-outs. Die Berücksichtigung dieser Wünsche kann ihr Erlebnis verbessern und die Loyalität erhöhen, insbesondere in Kombination mit einem starken Hotel-Treueprogramm.
In diesem Blog behandeln wir alles, was Hoteliers über Check-in- und Check-out-Richtlinien wissen müssen, von der Verwaltung der Ankunftszeiten bis hin zur Bearbeitung von Anfragen für einen späten Check-out. Wir besprechen auch, wie flexible Check-ins und Treueprogramme die Gästebindung steigern und den Hotelbetrieb optimieren können, um insgesamt ein besseres Gästeerlebnis zu erzielen.
Was ist die Standard-Check-in-Zeit im Hotel?
Die übliche Check-in-Zeit im Hotel liegt normalerweise zwischen 14:00 und 16:00 Uhr . Dieses Zeitfenster gibt dem Housekeeping genügend Zeit, um die Zimmer vorzubereiten und sicherzustellen, dass jedes Hotelzimmer für den nächsten Gast bereit ist. Die Ankunftszeit ist von entscheidender Bedeutung, um die Hotelbelegung zu verwalten und den Gästen einen reibungslosen Übergang in ihre Unterkunft zu ermöglichen. Während sich einige Reisende möglicherweise nach einem frühen Check-in erkundigen, um sich nach einem langen Flug zu entspannen oder frisch zu machen, stellen die meisten Hotels sicher, dass die Zimmer zu dieser Standard-Check-in-Zeit verfügbar und bezugsfertig sind. Hotels bieten oft Frühankömmlingen die Möglichkeit, ihr Gepäck an der Rezeption aufzubewahren oder eine Gebühr für den frühen Zugang zum Zimmer zu erheben.
Während die typischen Check-in-Zeiten am Nachmittag liegen, bieten einige Hotels Flexibilität, mit einem frühen Check-in bereits ab 12:00 Uhr oder einem späten Check-in bis 16:00 Uhr oder 17:00 Uhr. Diese Flexibilität kann besonders für Reisende attraktiv sein, die mehr Zeit zum Ausruhen oder Entspannen benötigen, insbesondere nach einem Flug oder einer langen Reise. Das Anbieten einer Standard-Check-in-Zeit ermöglicht es dem Hotel, seine Abläufe zu rationalisieren, aber die Bereitstellung von Flexibilität kann die Zufriedenheit der Gäste steigern, insbesondere in Verbindung mit Treueprogrammen oder personalisierten Unterkünften. Hotels können mobile Check-in-Optionen nutzen, um diesen Prozess noch reibungsloser zu gestalten und Annehmlichkeiten wie Spa-Behandlungen anzubieten, die Gäste im Voraus buchen können, um ihren Aufenthalt noch angenehmer zu gestalten.
Die Check-in-Zeiten können je nach Hotelklassifizierung variieren. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie: Verschiedene Arten von Hotels: Ein kurzer Überblick
Was sind die Standard-Check-in-Regeln für Hotels?
Hier sind die wichtigsten Regeln für einen reibungslosen und effizienten Hotel-Check-in, der sicherstellt, dass sich Gäste willkommen und untergebracht fühlen.
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A. Früher Check-in und später Check-out
Hotels erlauben häufig einen frühen Check-in und einen späten Check-out, allerdings in der Regel gegen eine zusätzliche Gebühr oder im Rahmen von Treueprogrammvorteilen. Beispielsweise erheben Standard Hotels eine Gebühr von 5 % für ihr „Check-in jederzeit“-Paket, was Reisenden Flexibilität bei den Ankunftszeiten ermöglicht. Gäste, die vor der regulären Check-in-Zeit anreisen, können sich an der Rezeption nach der Zimmerverfügbarkeit erkundigen. Wer eine spätere Check-out-Zeit benötigt, kann seinen Aufenthalt oft um ein paar Stunden verlängern, um so leichter auf Flugpläne oder andere Reisebedürfnisse eingehen zu können.
B. Flexible Ankunftszeit
Viele Hotels sind sich darüber im Klaren, dass Flüge und Reisen nicht immer an den Check-in-Zeiten ausgerichtet sind und bieten daher nach Möglichkeit flexible Ankunftszeiten an. Hotel-Treueprogramme bieten Mitgliedern möglicherweise die Möglichkeit eines frühen oder späten Check-ins, während andere Hotels gegen eine geringe Gebühr Flexibilität ermöglichen. Flexible Check-in-Zeiten erleichtern das Reiseerlebnis, indem sie sicherstellen, dass bei der Ankunft der Reisenden Zimmer verfügbar sind, sodass sich die Gäste sofort entspannen und einleben können.
C. Identifikationspflichten
Fast 99 % der Hotels verlangen beim Check-in einen gültigen, amtlichen Ausweis, um die Identität der Gäste zu überprüfen. Dieser Schritt ist für internationale Hotels und Ketten von entscheidender Bedeutung, um Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten. Das Personal an der Rezeption prüft bei der Ankunft die Ausweisdokumente und sorgt so für einen sicheren und reibungslosen Ablauf für alle Gäste.
D. Reservierungsbestätigung
Beim Check-in bestätigt das Hotelpersonal die Reservierungsdetails wie Zimmertyp, Aufenthaltsdauer, Preis und etwaige Sonderwünsche. Gäste werden gebeten, diese Angaben zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Unterkunft ihren Wünschen entspricht. Ein klarer Bestätigungsprozess hilft, Missverständnisse über Zimmerausstattung, Aufenthaltsdauer oder Preis zu vermeiden.
Optimieren Sie Ihre Hoteleinträge mit Top-Buchungsseiten und verbessern Sie die Sichtbarkeit, um die Buchungen zu steigern: Optimieren Sie Ihre Hoteleinträge, um die Buchungen zu steigern – alles, was Sie wissen müssen
e. Kaution oder Zahlung
Hotels verlangen oft eine Kaution oder den Vorzug einer Kreditkarte zur Deckung eventueller Nebenkosten, was ein Standardbestandteil des Check-in-Vorgangs ist. Mit dieser Kaution können zusätzliche Kosten für Zimmerannehmlichkeiten oder etwaige spätere Check-outs, die Gäste wünschen, abgedeckt werden. Obwohl Hotels nicht verpflichtet sind, den genauen Betrag der Kaution im Voraus offenzulegen, wird Reisenden empfohlen, sich nach dem Betrag zu erkundigen, um über die mit ihrem Hotelaufenthalt verbundenen Kosten informiert zu bleiben.
Wie läuft der Check-in in Hotels ab?
So können Hotels jeden Schritt des Check-in-Prozesses optimieren, um Effizienz und Gästezufriedenheit zu gewährleisten:
1. Begrüßung der Gäste
Eine herzliche, professionelle Begrüßung gibt den Ton für Ihren Aufenthalt vor. Weisen Sie das Personal an der Rezeption an, jeden Gast nach Möglichkeit namentlich zu begrüßen und so schon bei der Ankunft eine einladende Atmosphäre zu schaffen. diesem Artikel wichtige Tipps für die herzliche Begrüßung und Begrüßung von Hotelgästen .
2. Reservierungsbestätigung
Bestätigen Sie schnell die Reservierungsdetails, einschließlich Zimmertyp, Aufenthaltsdauer und etwaige Sonderwünsche. Der Einsatz mobiler Check-Systeme kann dies beschleunigen, indem sie dem Gast eine sofortige Bestätigung geben und klare Erwartungen wecken.
3. Ausweis und Zahlungseinzug
Überprüfen Sie die Identität des Gastes effizient und wickeln Sie Einzahlungen oder Zahlungen mit sicheren, schnellen Zahlungssystemen ab. Um diesen Schritt zu beschleunigen und Wartezeiten zu minimieren, implementieren viele Hotels den mobilen Check-in oder Zahlungsoptionen vor der Ankunft.
4. Raumzuteilung
Weisen Sie Zimmer je nach Verfügbarkeit und Vorlieben zu und stellen Sie sicher, dass Gäste, die früher ankommen oder besondere Wünsche haben, nach Möglichkeit berücksichtigt werden. Flexibilität bei den Zimmertypen, wie z. B. die Verfügbarkeit von Tagespreisen, ist eine gute Idee, um die Auslastung zu maximieren, ohne auf Komfort zu verzichten.
5. Schlüsselausgabe
Geben Sie Zimmerschlüssel ab oder aktivieren Sie mobile Schlüssel für den kontaktlosen Zutritt. Der Einsatz digitaler Schlüsselsysteme ermöglicht den Gästen den Zutritt zu ihren Zimmern per Smartphone und umgeht so mögliche Wartezeiten an der Rezeption.
6. Erläuterung der Annehmlichkeiten und Richtlinien
Geben Sie einen schnellen Überblick über die Annehmlichkeiten, Richtlinien, Check-out-Zeiten und den WLAN-Zugang des Hotels. Ein gedruckter oder digitaler Leitfaden zu den Annehmlichkeiten des Hotels ist hilfreich und stellt sicher, dass Gäste über das Spa, die Loungebereiche und andere Entspannungsmöglichkeiten informiert sind, die ihnen während ihres Aufenthalts zur Verfügung stehen. diesem Artikel die wesentlichen Hotelannehmlichkeiten, die das Gästeerlebnis verbessern .
7. Begleitung oder Wegbeschreibung zum Zimmer
Bieten Sie an, Gäste zu ihren Zimmern zu begleiten oder klare Anweisungen zu geben, insbesondere in größeren standorte oder Hotelketten. Diese Geste stellt sicher, dass die Gäste ihr Zimmer bequem erreichen und sich in ihrer Umgebung orientiert fühlen, was ihnen hilft, sich zu entspannen und einzuleben.
Wie können Hotels den Check-in-Prozess optimieren?
So können Hotels jeden Schritt des Check-in-Prozesses optimieren, um die Effizienz und die Zufriedenheit der Gäste zu steigern:
A. Implementieren Sie Check-in-Automaten
Mit Selbstbedienungskiosken können Gäste ihre Check-in-, Zimmerauswahl- und sogar Check-out-Zeiten schnell verwalten und so die Wartezeiten an der Rezeption verkürzen. Da 84 % der Reisenden Selbstbedienungsoptionen bevorzugen, bieten Kioske ein schnelleres Check-in-Erlebnis, sodass Gäste ihre Ankunftsdaten selbstständig verwalten können und sich das Personal auf andere Bedürfnisse der Gäste konzentrieren kann.
Entdecken Sie wichtige hospitality Tech-Systeme für moderne Hotels: The Hospitality Tech Stack – Ein Überblick über die Systeme, die Hotels wirklich brauchen
B. Führen Sie den kontaktlosen Check-in ein
Mobiler Check-in und digitale Schlüsseloptionen sorgen für ein reibungsloses und sicheres Erlebnis und ermöglichen den Gästen den direkten Zugang zu ihren Zimmern per Smartphone. Der kontaktlose Check-in reduziert den physischen Kontakt, erhöht den Komfort für verspätet ankommende Gäste und setzt Ressourcen an der Rezeption für personalisierten Service frei, was die Gästezufriedenheit steigert und die Effizienz des Hotels steigert.
Erfahren Sie, wie moderne Hotels Daten, IoT, KI und mehr nutzen, um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben: Die Zukunft der Hoteltechnologie: Unverzichtbare Tools und Lösungen für moderne Hotels
C. Bieten Sie flexible Check-in- und Check-out-Zeiten
Flexible Check-in- und Check-out-Zeiten sind insbesondere für Gäste mit frühen oder späten Flügen eine gute Idee und bieten jüngeren Reisenden zusätzlichen Komfort. Hotels können gegen eine zusätzliche Gebühr Optionen wie einen späten Check-out oder einen frühen Check-in anbieten, um verschiedene Zeitpläne zu berücksichtigen und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.
D. Online-Check-in vor der Ankunft
Der Online-Check-in vor der Ankunft vereinfacht den Ankunftsprozess, reduziert den Papierkram und gibt den Gästen bei Ankunft im Hotel ausreichend Zeit zum Entspannen. Da 40 % der Reisenden es vorziehen, über die Website eines Hotels einzuchecken, beschleunigt diese Option des Vorab-Check-ins den Prozess und ermöglicht es dem Personal, die Zimmer entsprechend den Vorlieben und Bedürfnissen des Gastes vorzubereiten.
e. Upsell-Optionen für frühen Check-in und Zimmer-Upgrades
Mit einer effektiven Upselling-Strategie können Hotels ihren Umsatz um bis zu 14 % . Das Anbieten von frühem Check-in, Zimmer-Upgrades oder Premium-Hotelannehmlichkeiten per Online-Pre-Check oder am Kiosk verbessert das Gästeerlebnis, indem es auf individuelle Vorlieben eingeht, den Komfort maximiert und sicherstellt, dass die Zimmer bei ihrer Ankunft für die Gäste bereit sind.
Optimieren Sie Ihre Check-in- und Check-out-Richtlinien durch die Eintragsverwaltung mit MARA AI
Die Optimierung des Check-ins und Check-outs ist für jedes Hotel, das die Zufriedenheit seiner Gäste und die betriebliche Effizienz steigern möchte, von entscheidender Bedeutung. MARA AI bietet einen innovativen Ansatz zur einfachen Verwaltung dieser Prozesse. Durch die Zentralisierung von Bewertungsantworten und Gästeeinblicken können Hotels ihre Richtlinien besser an die Bedürfnisse der Gäste anpassen, von der frühen Anreise bis hin zu Tipps zur Gepäckaufbewahrung, und so das Check-in-Erlebnis jedes Gastes optimieren. Dieses Tool hilft Hotels, auf die Erwartungen der Gäste in Bezug auf Zimmerbereitschaft und Tagespreise einzugehen und gleichzeitig Bewertungen auf Plattformen wie Google, Booking.com und Tripadvisor effizient zu verwalten.
KI-gestützter Review Inbox
Review Inbox von MARA können Hotelteams mühelos Gästefeedback aus mehreren Quellen wie Google, Booking.com und Tripadvisor an einem Ort verwalten. In diesem Posteingang werden Bewertungen zu Erlebnissen wie mobilem Check-in, Ankunftszeiten und flexiblen Tagespreisen zusammengefasst, sodass die Mitarbeiter schnell und effizient reagieren können. Automatisierte Antworten auf einfache Bewertungen, wie 5-Sterne-Bewertungen ohne zusätzliche Kommentare, halten die Feedbackschleife aktiv, ohne die Ressourcen zu belasten, und stellen sicher, dass Gäste wissen, dass ihre Stimmen gehört werden.
Erweiterte Review Analytics
der Review Analytics können Hotels tiefere Einblicke in das Gästefeedback gewinnen, einschließlich der häufigen Erwähnung von Anfragen für einen frühen Check-in, Übernachtungsmöglichkeiten für ein Mittagsschläfchen und Tipps für den Umgang mit Gepäck oder die Buchung von Zimmertypen. MARA hebt Muster im Gästefeedback hervor und hilft Hotels dabei, spezifische Präferenzen wie Flughafen-Shuttleservices oder flexible Check-out-Zeiten zu verstehen, um Richtlinien besser an die Erwartungen der Reisenden anzupassen. Mit diesen Analysen können Hotels datengesteuerte Anpassungen vornehmen, den Check-in-Komfort verbessern und das Gesamterlebnis der Gäste verbessern.
Vereinfachte Überprüfungsautomatisierung
Nachdem Sie Vertrauen in Ihren persönlichen KI-Review-Assistent gewonnen haben, können Sie sogar auf Autopilot gehen und Automatisierungsregeln erstellen. Auf diese Weise können Sie festlegen, welche Bewertungen direkt und ohne zusätzliche Genehmigung von der KI beantwortet werden sollen. Mit der untenstehenden Konfiguration werden alle Google-Bewertungen ohne Text und einer Sternebewertung von 4 und höher automatisch beantwortet.
Die persönlichste Antwort-KI
Die KI von MARA vereint Effizienz mit einer personalisierten Note. Durch die Brand Voice Funktion passt sich die KI an den individuellen Ton jedes Hotels an und sorgt dafür, dass sich die Antworten echt anfühlen. Mit Smart Snippets lernt MARA, auf häufige Anfragen einzugehen, wie z. B. Tipps für Annehmlichkeiten in der Nähe oder Einzelheiten zu Flughafentransfers, und bietet jederzeit personalisierte, kontextrelevante Antworten. Dieses dynamische Antwortsystem sorgt für einen reibungsloseren Check-in, fördert positive Bewertungen und gibt dem Hotelpersonal mehr Zeit für sinnvolle Interaktionen mit Gästen.
Dieser Bewertungs- und Antwortassistent hat sich für über 2.000 Kunden schnell zu einem Game-Changer entwickelt. Seine vielversprechende Fähigkeit, Ihre Gesamtbewertung zu verbessern, antwortrate zu verstärken, Erkenntnisse aus Kundenfeedback zu gewinnen und sowohl Zeit als auch Geld zu sparen, ist der Grund für seine wachsende Beliebtheit.
Die Verwaltung von Online-Bewertungen muss keine überwältigende Aufgabe sein. Mit der entsprechenden Software können Sie nicht nur den Prozess rationalisieren, sondern auch Ihre Antworten personalisieren und wertvolle Erkenntnisse aus den Bewertungen ableiten. Warum also zögern, unseren KI-Review-Assistent MARA auszuprobieren? Es ist zum Testen völlig kostenlos , erfordert keine Kreditkarte und kann in weniger als fünf Minuten vollständig betriebsbereit sein.
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Letzter Gedanke
Die Optimierung des Hotel-Check-in-Prozesses ist für die Steigerung der Gästezufriedenheit und die Rationalisierung der Abläufe von entscheidender Bedeutung. Das Angebot flexibler Optionen wie früher Check-in, Gepäckaufbewahrung und Zimmer zum Tagespreis kann Reisenden gerecht werden, die zu unterschiedlichen Zeiten ankommen, sei es nach einem langen Flug oder einer anstrengenden Reise. Wenn Sie dafür sorgen, dass die Zimmer bereitstehen und Anfragen nach einem frühen Zugang entgegenkommen, können Sie den Gästen vom Moment ihrer Ankunft am Flughafen an ein nahtloses Erlebnis bieten. Es ist eine gute Idee, im Rahmen eines Reservierungspakets Optionen für ein kurzes Nickerchen oder einen frühen Check-in anzubieten, damit sich Gäste erfrischt und entspannt fühlen. Letztendlich kann die Konzentration auf Komfort und Flexibilität beim Hotel-Check-in das Gesamterlebnis der Gäste erheblich verbessern und die Loyalität für künftige Aufenthalte fördern.
Dieser Beitrag ist Teil unserer Hero-Content-Reihe zum Thema „ The Complete Hotel Management Guide: From Operations to Guest Experience “.
Häufig gestellte Fragen:
Die meisten Hotels bieten die Möglichkeit eines späten Check-ins an, um Gästen entgegenzukommen, die außerhalb der regulären Öffnungszeiten anreisen, beispielsweise mit Abendflügen oder verspäteten Reiseplänen. In vielen Hotels ist die Rezeption rund um die Uhr besetzt oder es stehen Self-Check-in-Automaten oder mobile Check-in-Optionen zur Verfügung, sodass Gäste unabhängig von der Ankunftszeit Zugang zu ihrem Hotelzimmer haben. Es empfiehlt sich, das Hotel im Voraus zu informieren, wenn Sie mit einer späten Anreise rechnen, da dies dazu beitragen kann, dass Ihr Zimmer ohne Probleme für Sie reserviert wird.
Hotels bemühen sich oft um Flexibilität beim frühen Check-in, insbesondere wenn Gäste lange Flüge haben oder vor der regulären Check-in-Zeit ankommen, normalerweise am Nachmittag. Ein früher Check-in hängt von der Zimmerverfügbarkeit ab; Wenn das Hotelzimmer fertig ist und von früheren Gästen gereinigt wurde, können Hotels Frühankömmlinge unterbringen. Es wird empfohlen, im Voraus anzurufen und sich beim Hotel nach der Verfügbarkeit eines frühen Check-ins zu erkundigen, da einige Hotels dies möglicherweise sogar als Treuevorteil anbieten.
Viele Hotels erheben möglicherweise eine geringe Gebühr für den frühen Check-in, da diese dazu beiträgt, eventuelle betriebliche Anpassungen abzudecken, die erforderlich sind, damit die Zimmer früher als geplant bezugsfertig sind. Die Gebühr kann für Hotels auch eine Möglichkeit sein, die hohe Nachfrage und Auslastung zu bewältigen, da einige Gäste bereit sind, für den Komfort einen Aufpreis zu zahlen. Die Gebühren für den frühen Check-in kommen Gästen zugute, die bei der Ankunft einen Ort zum Ausruhen und Aufbewahren ihres Gepäcks benötigen, und können auch zu zusätzlichen Hoteleinnahmen beitragen.
Die Standard-Check-in-Zeiten liegen in den meisten Hotels zwischen 14:00 und 16:00 Uhr, sodass genügend Zeit für die Reinigung und Vorbereitung der Zimmer nach dem vorherigen Check-out bleibt. Für Reisende, die eine andere Ankunftszeit benötigen, sind möglicherweise mobile Check-in-Optionen oder flexible Vereinbarungen möglich; Am besten erkundigen Sie sich jedoch vorab beim Hotel.
Normalerweise beginnt der Check-in im Hotel zwischen 14:00 und 16:00 Uhr, während der Check-out normalerweise zwischen 11:00 und 12:00 Uhr erfolgt. Diese Zeiten geben den Hotels die nötige Zeit, um die Zimmer für ankommende Gäste zu reinigen und vorzubereiten. Für zusätzlichen Komfort bieten viele Hotels gegen eine zusätzliche Gebühr oder als Vorteil eines Treueprogramms Flexibilität bei den Check-in- und Check-out-Zeiten und berücksichtigen so unterschiedliche Reisepläne.
