Hotel-Check-in-Zeit: Alles, was Sie als Hotelier wissen müssen

Ein reibungsloser Check-in ist entscheidend für einen positiven ersten Eindruck und hohe Gästezufriedenheit. Gäste haben oft spezielle Wünsche, wie z. B. frühes Einchecken, Gepäckhilfe oder spätes Auschecken. Die Erfüllung dieser Wünsche verbessert das Gästeerlebnis und stärkt die Loyalität, insbesondere in Verbindung mit einem attraktiven Hotel-Treueprogramm.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles Wichtige zu Check-in- und Check-out-Richtlinien für Hoteliers – von der Verwaltung der Ankunftszeiten bis hin zur Bearbeitung von Anfragen für späten Check-out. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie flexible Check-in-Optionen und Treueprogramme die Gästebindung stärken und den Hotelbetrieb optimieren können, um das Gästeerlebnis insgesamt zu verbessern.

Was ist die übliche Eincheckzeit im Hotel?

Die übliche Check-in-Zeit im Hotel liegt zwischen 14:00 und 16:00 Uhr . Dieser Zeitraum gibt dem Reinigungspersonal ausreichend Zeit, die Zimmer vorzubereiten und sicherzustellen, dass jedes Zimmer für den nächsten Gast bereit ist. Die Ankunftszeit ist entscheidend für die optimale Auslastung des Hotels und einen reibungslosen Übergang der Gäste in ihr Zimmer. Obwohl manche Reisende nach einem früheren Check-in fragen, um sich nach einem langen Flug zu entspannen oder frisch zu machen, garantieren die meisten Hotels, dass die Zimmer zur üblichen Check-in-Zeit verfügbar und bezugsfertig sind. Oftmals bieten Hotels Gästen mit früherer Anreise die Möglichkeit, ihr Gepäck an der Rezeption aufzubewahren oder erheben eine Gebühr für den früheren Zimmerbezug.

Gast fragt nach frühem Check-in — Ein Gast vom Flughafen fragt nach frühen Hotel-Check-ins.

Die üblichen Check-in-Zeiten sind zwar nachmittags, doch einige Hotels bieten Flexibilität mit frühen Check-ins ab 12 Uhr oder späten Check-ins bis 16 oder 17 Uhr. Diese Flexibilität ist besonders für Reisende attraktiv, die mehr Zeit zum Ausruhen und Entspannen benötigen, insbesondere nach einem Flug oder einer langen Reise. Standardmäßige Check-in-Zeiten ermöglichen dem Hotel zwar eine effizientere Organisation, doch Flexibilität kann die Gästezufriedenheit steigern, insbesondere in Kombination mit Treueprogrammen oder personalisierten Angeboten. Hotels können mobile Check-in-Optionen nutzen, um den Prozess noch reibungsloser zu gestalten und Annehmlichkeiten wie Spa-Behandlungen anzubieten, die Gäste im Voraus buchen können und so ihren Aufenthalt angenehmer machen.

Die Check-in-Zeiten können je nach Hotelkategorie variieren. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Verschiedene Hoteltypen: Ein kurzer Überblick

Welche Standard-Check-in-Regeln gelten im Hotel?

Hier sind die wichtigsten Regeln für einen reibungslosen und effizienten Hotel-Check-in, der sicherstellt, dass sich die Gäste willkommen und gut aufgehoben fühlen.

a. Früher Check-in und später Check-out

Hotels bieten oft frühes Einchecken und spätes Auschecken an, in der Regel jedoch gegen eine zusätzliche Gebühr oder im Rahmen von Treueprogrammen. Standard Hotels beispielsweise berechnet für sein „Check-in jederzeit“-Paket eine Gebühr von 5 % , wodurch Reisende flexible Ankunftszeiten wählen können. Gäste, die vor der regulären Check-in-Zeit anreisen, können sich an der Rezeption nach der Zimmerverfügbarkeit erkundigen, während Gäste, die später auschecken möchten, ihren Aufenthalt oft um einige Stunden verlängern können, um Flugpläne oder andere Reisebedürfnisse besser zu berücksichtigen.

Früh einchecken im Hotel — Manche Hotels bieten einen frühen Check-in an, sobald die Gäste von ihrer Reise zurückkehren.

b. Flexible Ankunftszeit

Viele Hotels wissen, dass Flüge und Reisen nicht immer mit den Check-in-Zeiten übereinstimmen und bieten daher nach Möglichkeit flexible Ankunftszeiten an. Hotel-Treueprogramme ermöglichen ihren Mitgliedern oft einen frühen oder späten Check-in, während andere Hotels gegen eine geringe Gebühr Flexibilität bieten. Flexible Check-in-Zeiten erleichtern die Reise, da die Zimmer bei Ankunft der Reisenden verfügbar sind und die Gäste sich so direkt entspannen und einleben können.

24-Stunden-Check-in — Manche Hotels halten es für eine gute Idee, flexible Check-in-Zeiten bei der Buchung anzubieten.

c. Identifikationsanforderungen

Fast 99 % der Hotels verlangen beim Check-in einen gültigen, amtlichen Lichtbildausweis zur Identitätsprüfung. Dieser Schritt ist für internationale Hotels und Hotelketten unerlässlich und gewährleistet Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Die Mitarbeiter an der Rezeption überprüfen die Ausweisdokumente bei der Ankunft und sorgen so für einen reibungslosen und sicheren Ablauf für alle Gäste.

präsentierte ID — Die Vorlage des Ausweises bei der Rückkehr von der Reise ist ein unerlässlicher Schritt.

d. Reservierungsbestätigung

Beim Check-in bestätigt das Hotelpersonal die Reservierungsdetails wie Zimmertyp, Aufenthaltsdauer, Preis und Sonderwünsche. Gäste werden gebeten, diese Angaben zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Unterkunft ihren Wünschen entspricht. Ein transparenter Bestätigungsprozess hilft, Missverständnisse bezüglich Zimmerausstattung, Aufenthaltsdauer oder Preis zu vermeiden.

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e. Sicherheitsleistung oder Zahlung

Hotels verlangen häufig eine Kaution oder die Hinterlegung einer Kreditkartenzahlung zur Deckung von Nebenkosten. Dies ist ein üblicher Bestandteil des Check-in-Prozesses. Mit dieser Kaution können zusätzliche Kosten für Zimmerausstattungen oder einen späten Check-out, den Gäste wünschen, abgedeckt werden. Hotels sind zwar nicht verpflichtet, den genauen Betrag im Voraus anzugeben, Reisenden wird jedoch empfohlen, sich nach der Höhe zu erkundigen, um über die mit ihrem Hotelaufenthalt verbundenen Kosten informiert zu sein.

Mitteilung über die Kaution — Manche Reisende haben Schwierigkeiten, die nötigen Mittel für eine Kaution während ihrer Auslandsreise aufzubringen. Quelle: Destination Hotels

Wie läuft der Check-in-Vorgang in Hotels ab?

So können Hotels jeden Schritt des Check-in-Prozesses optimieren, um Effizienz und Gästezufriedenheit zu steigern:

1. Begrüßung der Gäste

Ein herzlicher, professioneller Empfang prägt den gesamten Aufenthalt. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter an der Rezeption, jeden Gast nach Möglichkeit persönlich zu begrüßen und so vom ersten Moment an eine einladende Atmosphäre zu schaffen. In diesem Artikel .

2. Reservierungsbestätigung

Bestätigen Sie schnell die Reservierungsdetails, einschließlich Zimmertyp, Aufenthaltsdauer und Sonderwünsche. Mobile Check-in-Systeme beschleunigen diesen Vorgang, geben dem Gast eine sofortige Bestätigung und schaffen klare Erwartungen.

3. Identitäts- und Zahlungserfassung

Überprüfen Sie die Identität Ihrer Gäste effizient und wickeln Sie Einzahlungen oder Zahlungen sicher und schnell ab. Viele Hotels bieten mobiles Einchecken oder Zahlungsmöglichkeiten vor der Anreise an, um diesen Schritt zu beschleunigen und Wartezeiten zu minimieren.

4. Zimmerzuteilung

Die Zimmervergabe erfolgt nach Verfügbarkeit und Präferenzen, wobei Gästen mit früher Anreise oder besonderen Wünschen nach Möglichkeit Rechnung getragen werden sollte. Flexibilität bei den Zimmerkategorien, beispielsweise durch die Möglichkeit der Tagespreisvergabe, ist ratsam, um die Auslastung zu maximieren, ohne dabei auf Komfort zu verzichten.

5. Schlüsselausgabe

Geben Sie die Zimmerschlüssel ab oder aktivieren Sie mobile Schlüssel für kontaktlosen Zugang. Digitale Schlüsselsysteme ermöglichen Gästen den Zugang zu ihren Zimmern per Smartphone und umgehen so mögliche Wartezeiten an der Rezeption.

6. Erläuterung der Annehmlichkeiten und Richtlinien

Geben Sie einen kurzen Überblick über die Hotelausstattung, die Richtlinien, die Check-out-Zeit und den WLAN-Zugang. Ein gedruckter oder digitaler Leitfaden zu den Hoteleinrichtungen ist hilfreich, damit Gäste über Spa, Lounge-Bereiche und weitere Entspannungsmöglichkeiten während ihres Aufenthalts informiert sind. Entdecken Sie in diesem Artikel .

7. Begleitung oder Wegbeschreibung zum Zimmer

Bieten Sie an, Gäste zu ihren Zimmern zu begleiten oder ihnen eine genaue Wegbeschreibung zu geben, insbesondere in größeren Hotels oder Hotelketten. Diese Geste sorgt dafür, dass die Gäste ihre Zimmer bequem erreichen und sich in ihrer Umgebung zurechtfinden, sodass sie sich entspannen und einleben können.

Wie können Hotels den Check-in-Prozess optimieren?

So können Hotels jeden Schritt des Check-in-Prozesses optimieren, um die Effizienz zu steigern und die Gästezufriedenheit zu erhöhen:

a. Check-in-Kioske implementieren

Selbstbedienungskioske ermöglichen Gästen die schnelle Verwaltung von Check-in, Zimmerauswahl und Check-out-Zeiten und verkürzen so die Wartezeiten an der Rezeption. Da 84 % der Reisenden Selbstbedienungsoptionen bevorzugen, bieten Kioske ein schnelleres Check-in-Erlebnis, da Gäste ihre Ankunftsdetails selbstständig regeln können und sich das Personal auf andere Gästebedürfnisse konzentrieren kann.

Selbst-Check-in-Kiosk — Profi-Tipp: Frühe Check-ins können von den Mitarbeitern an der Rezeption durchgeführt werden, reguläre Check-ins an Kiosken. Quelle: Clock Software

Entdecken Sie wichtige hospitality Tech-Systeme für moderne Hotels: The Hospitality Tech Stack – Ein Überblick über die Systeme, die Hotels wirklich brauchen

b. Kontaktloses Einchecken einführen

Mobiles Einchecken und digitale Zimmerschlüssel sorgen für ein reibungsloses und sicheres Erlebnis und ermöglichen Gästen den direkten Zugang zu ihren Zimmern per Smartphone. Kontaktloses Einchecken reduziert den physischen Kontakt, bietet Gästen, die spät anreisen, mehr Komfort und entlastet die Rezeption für einen persönlicheren Service. All dies trägt zur höheren Gästezufriedenheit und einer gesteigerten Effizienz des Hotels bei.

Erfahren Sie, wie moderne Hotels Daten, IoT, KI und mehr nutzen, um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben: Die Zukunft der Hoteltechnologie: Unverzichtbare Tools und Lösungen für moderne Hotels

c. Bieten Sie flexible Check-in- und Check-out-Zeiten an

Flexible Check-in- und Check-out-Zeiten sind besonders für Gäste mit frühen oder späten Flügen von Vorteil und bieten auch jüngeren Reisenden zusätzlichen Komfort. Hotels können gegen Aufpreis Optionen wie späten Check-out oder frühen Check-in anbieten und so unterschiedlichen Zeitplänen gerecht werden und gleichzeitig ihren Umsatz steigern.

flexible Check-in-Zeit — Flexible Check-in-Optionen beseitigen den Aufwand für die Organisation des frühen Check-ins.

d. Online-Check-in vor der Ankunft

Die Möglichkeit des Online-Check-ins vor der Anreise vereinfacht den Ankunftsprozess, reduziert den Papierkram und gibt Gästen ausreichend Zeit, sich nach ihrer Ankunft im Hotel zu entspannen. Da 40 % der Reisenden den Check-in über die Hotelwebsite bevorzugen, beschleunigt diese Option den Ablauf und ermöglicht es dem Personal, die Zimmer entsprechend den Wünschen und Bedürfnissen der Gäste vorzubereiten.

e. Zusatzverkaufsoptionen für frühen Check-in und Zimmer-Upgrades

Mit einer effektiven Upselling-Strategie können Hotels ihren Umsatz um bis zu 14 % . Frühes Einchecken, Zimmer-Upgrades oder Premium-Annehmlichkeiten, die online oder am Check-in-Automaten angeboten werden, verbessern das Gästeerlebnis, indem sie auf individuelle Wünsche eingehen, den Komfort maximieren und sicherstellen, dass die Zimmer bei Ankunft der Gäste bereit sind.

Upselling-Raum — Der Bedarf an frühem Check-in bietet eine gute Möglichkeit für Zusatzverkäufe. Quelle: Flyer

Optimieren Sie Ihre Check-in- und Check-out-Richtlinien durch die Angebotsverwaltung mit MARA AI

Die Optimierung von Check-in und Check-out ist für jedes Hotel, das die Gästezufriedenheit und die betriebliche Effizienz steigern möchte, von entscheidender Bedeutung. MARA AI bietet einen innovativen Ansatz für die einfache Verwaltung dieser Prozesse. Durch die zentrale Speicherung von Gästebewertungen und -feedback können Hotels ihre Richtlinien besser an die Bedürfnisse ihrer Gäste anpassen – von frühen Anreisen bis hin zu Tipps zur Gepäckaufbewahrung – und so das Check-in-Erlebnis jedes Gastes optimieren. Dieses Tool unterstützt Hotels dabei, flexibel auf die Erwartungen der Gäste hinsichtlich Zimmerverfügbarkeit und Tagespreisen zu reagieren und gleichzeitig Bewertungen auf Plattformen wie Google, Booking.com und TripAdvisor effizient zu verwalten.

KI-gestützter Review Inbox

Review Inbox von MARA können Hotelteams Gästefeedback aus verschiedenen Quellen wie Google, Booking.com und TripAdvisor mühelos zentral verwalten. Dieser Posteingang bündelt Bewertungen zu Aspekten wie mobilem Check-in, Ankunftszeiten und flexiblen Tagespreisen, sodass Mitarbeiter schnell und effizient reagieren können. Automatisierte Antworten auf einfache Bewertungen, wie z. B. 5-Sterne-Bewertungen ohne weitere Kommentare, halten den Feedback-Kreislauf aktiv, ohne Ressourcen zu belasten, und geben den Gästen das Gefühl, gehört zu werden.

Erweiterte Review Analytics

Die Review Analytics ermöglicht Hotels, tiefergehende Einblicke in das Feedback ihrer Gäste zu gewinnen. Dazu gehören häufige Anfragen nach frühem Check-in, der Möglichkeit zum Mittagsschlaf sowie Tipps zum Gepäcktransport oder zur Zimmerbuchung. MARA hebt Muster im Gästefeedback hervor und hilft Hotels, spezifische Präferenzen wie Flughafentransfers oder flexible Check-out-Zeiten zu verstehen, um ihre Richtlinien besser an die Erwartungen der Reisenden anzupassen. Mithilfe dieser Analysen können Hotels datengestützte Anpassungen vornehmen, den Check-in-Komfort verbessern und das gesamte Gästeerlebnis optimieren.

Vereinfachte Überprüfungsautomatisierung

Nachdem Sie Vertrauen in Ihren persönlichen KI-Review-Assistentgewonnen haben, können Sie sogar Autopilot einnehmen und Automatisierungsregeln erstellen. Auf diese Weise können Sie angeben, welche Bewertungen von der KI direkt ohne zusätzliche Genehmigung beantwortet werden sollten. Mit der folgenden Konfiguration werden alle Google -Bewertungen ohne Text und eine Sternbewertung von 4 und höher automatisch beantwortet.

Die persönlichste Antwort-KI

Die KI von MARA vereint Effizienz mit persönlicher Note. Dank der Brand Voice passt sich die KI dem individuellen Tonfall jedes Hotels an und sorgt so für authentische Antworten. Mit Smart Snippets lernt MARA , häufige Anfragen zu beantworten, beispielsweise nach Tipps für nahegelegene Einrichtungen oder Details zum Flughafentransfer, und bietet stets personalisierte, kontextbezogene Antworten. Dieses dynamische Antwortsystem trägt zu reibungsloseren Check-ins bei, fördert positive Bewertungen und gibt dem Hotelpersonal mehr Zeit für den persönlichen Kontakt mit den Gästen.

Dieser Assistent der Rezensionsreaktion ist schnell zu einem Spielveränderer für über 2000 Kunden geworden. Die vielversprechende Kapazität, um Ihre Gesamtbewertung zu erhöhen, die Antwortraten zu verstärken, Erkenntnisse aus dem Kundenfeedback zu vermitteln und sowohl Zeit als auch Geld zu sparen, ist der Grund für die wachsende Beliebtheit.

Das Verwalten von Online -Bewertungen muss keine überwältigende Aufgabe sein. Mit der entsprechenden Software können Sie nicht nur den Prozess optimieren, sondern auch Ihre Antworten personalisieren und wertvolle Erkenntnisse aus den Bewertungen abgeben. Warum also zögern Sie, unseren AI Review Assistant Mara, Mara, zu probieren? Für das Testen ist es völlig , erfordert keine Kreditkarte und kann in weniger als fünf Minuten voll funktionsfähig sein.

Letzter Gedanke

Die Optimierung des Check-in-Prozesses ist entscheidend für die Zufriedenheit der Gäste und einen reibungslosen Ablauf. Flexible Optionen wie frühes Einchecken, Gepäckaufbewahrung und Tageszimmer kommen Reisenden entgegen, die zu unterschiedlichen Zeiten ankommen – sei es nach einem Langstreckenflug oder einer anstrengenden Reise. Bereitstehende Zimmer und die Berücksichtigung von Wünschen nach frühem Zugang sorgen für ein angenehmes Erlebnis vom Moment der Ankunft am Flughafen an. Die Möglichkeit eines kurzen Nickerchens oder eines frühen Eincheckens als Teil eines Buchungspakets trägt dazu bei, dass sich die Gäste erfrischt und wohlfühlen. Letztendlich verbessert die Fokussierung auf Komfort und Flexibilität beim Check-in das gesamte Gästeerlebnis erheblich und fördert die Treue zu zukünftigen Aufenthalten.

Dieser Beitrag ist Teil unserer Hero-Content-Reihe zum Thema „ The Complete Hotel Management Guide: From Operations to Guest Experience “.

Häufig gestellte Fragen:

Gibt es eine Zeitbegrenzung für das Einchecken im Hotel?

Die meisten Hotels bieten die Möglichkeit zum späten Check-in, um Gästen entgegenzukommen, die nach den regulären Öffnungszeiten anreisen, beispielsweise mit Abendflügen oder verspäteten Reiseplänen. Viele Hotels haben eine rund um die Uhr besetzte Rezeption oder bieten Check-in-Automaten bzw. mobile Check-in-Optionen an, sodass Gäste unabhängig von ihrer Ankunftszeit Zugang zu ihrem Zimmer erhalten. Es empfiehlt sich, das Hotel im Voraus zu informieren, falls Sie später anreisen, damit Ihr Zimmer problemlos für Sie reserviert werden kann.

Akzeptieren Hotels einen frühen Check-in?

Hotels sind oft bemüht, bei frühen Check-ins flexibel zu sein, insbesondere wenn Gäste lange Flüge haben oder vor der regulären Check-in-Zeit, üblicherweise am Nachmittag, anreisen. Ein früher Check-in hängt von der Zimmerverfügbarkeit ab. Ist das Zimmer bereits fertig und von den vorherigen Gästen gereinigt, kann ein früher Check-in möglich sein. Es empfiehlt sich, vorab anzurufen und die Verfügbarkeit für einen frühen Check-in zu erfragen, da manche Hotels dies sogar als Bonus für Stammkunden anbieten.

Kostet das frühe Einchecken Geld?

Viele Hotels erheben eine kleine Gebühr für den frühen Check-in, um eventuelle betriebliche Anpassungen zu decken, die nötig sind, um die Zimmer vorzeitig bezugsfertig zu haben. Die Gebühr kann Hotels auch helfen, hohe Nachfrage und Auslastung zu bewältigen, da manche Gäste bereit sind, für diesen Komfort extra zu zahlen. Die Gebühren für den frühen Check-in kommen Gästen zugute, die nach ihrer Ankunft einen Ort zum Ausruhen und zur Gepäckaufbewahrung benötigen, und tragen gleichzeitig zu den Hoteleinnahmen bei.

Wie lange ist die Check-in-Zeit in den Hotels?

Die meisten Hotels bieten einen Standard-Check-in zwischen 14:00 und 16:00 Uhr an, sodass genügend Zeit für die Reinigung und Vorbereitung der Zimmer nach den vorherigen Abreisen bleibt. Reisenden, die eine andere Ankunftszeit benötigen, stehen unter Umständen mobile Check-in-Optionen oder flexible Vereinbarungen zur Verfügung. Es empfiehlt sich jedoch, dies vorab mit dem Hotel abzuklären.

Welche sind die üblichen Ein- und Auscheckzeiten?

Üblicherweise beginnt der Check-in in Hotels zwischen 14:00 und 16:00 Uhr, der Check-out erfolgt in der Regel zwischen 11:00 und 12:00 Uhr. Diese Zeiten ermöglichen es den Hotels, die Zimmer für die anreisenden Gäste zu reinigen und vorzubereiten. Viele Hotels bieten gegen Aufpreis oder im Rahmen von Treueprogrammen flexible Check-in- und Check-out-Zeiten an, um unterschiedlichen Reiseplänen gerecht zu werden.