Die beste Check-in-Software für Hotels: Optimieren Sie das Gästeerlebnis

Die hospitality befindet sich im Wandel, und Hotelgäste erwarten heute ein reibungsloses, technologiegestütztes Check-in-Erlebnis. Lange Warteschlangen an der Rezeption und manuelle Check-in-Formulare werden durch kontaktlose Check-in-Lösungen, mobile Schlüsseltechnologie und digitale Registrierungskarten ersetzt. Durch die Integration eines Hotelmanagementsystems mit einem Self-Check-in-System können Hotels ihre Abläufe optimieren, physische Kontakte reduzieren und die Gästezufriedenheit steigern.

In diesem Blog stellen wir Ihnen die besten Check-in-Lösungen vor, mit denen Sie das Gästeerlebnis optimieren können – vom Online-Check-in über Self-Service-Kioske bis hin zu mobilen Schlüsselsystemen. Diese Tools unterstützen Hotels bei der Verwaltung anstehender Ankünfte, reduzieren Wartezeiten und schaffen zusätzliche Möglichkeiten für Zusatzleistungen. Ob smarte Türschlösser, QR-Codes oder ein Mews-Kiosk: Die Investition in ein kontaktloses Check-in-System ist entscheidend für mehr Effizienz und ein besseres Gästeerlebnis.

Wichtigste Erkenntnisse

• Kontaktlose Check-in-Lösungen wie mobile Schlüssel und Kioske steigern die Gästezufriedenheit und senken die Betriebskosten.
• Ein nahtlos integriertes Check-in-System, das in ein Hotelverwaltungssystem eingebunden ist, vereinfacht Reservierungen und Zahlungen.
• Check-in-Lösungen mit KI-Integration personalisieren das Gästeerlebnis, automatisieren Prozesse und verbessern die betriebliche Effizienz.

Was ist Hotel-Check-in-Software?

Hotel-Check-in-Software ist eine Technologielösung, die den Check-in-Prozess optimiert und es Gästen ermöglicht, sich mit minimalem persönlichen Kontakt einzuchecken, ihre Zimmer zu beziehen und zu bezahlen. Das System unterstützt Online-Check-ins, mobile Apps und Selbstbedienungskioske und automatisiert Aufgaben wie die Erfassung persönlicher Daten, die Reservierungsverwaltung und die Zahlungsabwicklung. Durch die Umstellung von manuellen Check-ins auf digitale Lösungen können Hotels Betriebskosten senken, lange Warteschlangen an der Rezeption vermeiden und die Gästezufriedenheit steigern. Die Hotel- und Resortbranche, einschließlich des Check-in-Marktes, hatte 2023 einen Wert von 1,5 Billionen US-Dollar .

Die Entwicklung der Check-in-Technologie hat sich von traditionellen, manuellen Methoden hin zu fortschrittlicheren, automatisierten Lösungen verlagert. Früher mussten Gäste beim Hotel-Check-in Anmeldeformulare ausfüllen und physische Schlüssel vorlegen. Heute sind mobile und kontaktlose Check-in-Lösungen deutlich schneller und bequemer. Gäste können per Smartphone einchecken, ihre Zimmer mit intelligenten Türschlössern öffnen und sogar Zahlungen über ihre Mobilgeräte abwickeln.

Mit dem technologischen Fortschritt ist der Check-in-Prozess benutzerfreundlicher und effizienter geworden und optimiert so den gesamten Aufenthalt der Gäste vom Check-in bis zum Check-out. Mobile Schlüssellösungen, QR-Codes und App-Downloads sind aus modernen Hotelsystemen nicht mehr wegzudenken und ermöglichen es Gästen, lange Warteschlangen und physischen Kontakt zu vermeiden und gleichzeitig alle notwendigen Services zu nutzen. Die Umstellung auf mobile Check-in-Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern eröffnet Hotels auch neue Möglichkeiten, ihre Abläufe zu verbessern, physische Kontaktpunkte zu reduzieren und Gästen insgesamt ein besseres Erlebnis zu bieten.

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Welche Systeme nutzen Hotels für den Check-in?

Hier werden die verschiedenen Check-in-Systeme vorgestellt, die von Hotels verwendet werden, und es wird erläutert, wie sich jedes einzelne auf das Gästeerlebnis und die allgemeine betriebliche Effizienz auswirkt.

a. Traditioneller Check-in-Prozess an der Rezeption

Der traditionelle Check-in an der Rezeption ist nach wie vor weit verbreitet, insbesondere in eher traditionellen Hotels oder Regionen mit langsamerer Technologieeinführung. Bei diesem manuellen Verfahren müssen Gäste ihre persönlichen Daten angeben und erhalten physische Schlüssel, was zu langen Warteschlangen und Verzögerungen führen kann.

Während manche Gäste den persönlichen Kontakt schätzen, können die Ineffizienzen dieses Systems insbesondere zu Stoßzeiten zu Frustration führen und die Gästezufriedenheit negativ beeinflussen. Branchenzahlen zufolge setzen je nach Region und Hoteltyp immer noch 30 bis 40 % der Hotels

b. Selbstbedienungskioske

Selbstbedienungskioske erfreuen sich zunehmender Beliebtheit: Über 80 % der Reisenden sind offen dafür, in einem Hotel mit vollautomatischem Check-in-System zu übernachten. An diesen Kiosken können Gäste schnell einchecken, indem sie ihre Reservierungsdaten scannen, Zahlungsinformationen eingeben und ihre Zimmerschlüssel ausdrucken.

Durch die Verringerung des Bedarfs an persönlicher Interaktion optimieren diese Kioske den Check-in-Prozess und entlasten das Personal an der Rezeption, sodass es sich auf andere Aufgaben konzentrieren kann. Dies steigert die betriebliche Effizienz und verbessert die Zufriedenheit der Gäste.

c. Mobiles und Online-Check-in, kontaktlose Lösungen

Mobile Check-in- und kontaktlose Lösungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, insbesondere da Hotels verstärkt auf Technologie setzen, um das Gästeerlebnis zu verbessern. Anfang 2021 57 % der Hotels an, Interesse an der Digitalisierung ihrer Check-in- und Check-out-Prozesse zu haben.

Indem diese Systeme es Gästen ermöglichen, per Smartphone einzuchecken, bieten sie Komfort und reduzieren die Notwendigkeit persönlicher Interaktionen, was die Gästezufriedenheit steigert und den physischen Kontakt minimiert.

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Wie funktioniert das mobile Einchecken im Hotel?

Beim mobilen Check-in checken Gäste in der Regel vor ihrer Ankunft über eine spezielle Hotel-App ein. Sie geben ihre Reservierungsdaten ein, machen persönliche Angaben und können erforderliche Dokumente wie Ausweise oder COVID-bezogene Dokumente hochladen.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erhalten sie ihren mobilen Schlüssel, mit dem sie ihr Zimmer betreten können. Dies vereinfacht den gesamten Check-in-Prozess und erhöht den Komfort für die Gäste.

Welche Vorteile bietet das mobile Einchecken?

Der mobile Check-in bietet zahlreiche Vorteile, darunter schnellere Check-in-Zeiten, mehr Komfort und weniger persönlichen Kontakt. Gäste können lange Warteschlangen umgehen, den Check-in-Vorgang auf ihrem Mobiltelefon abschließen und mit mobilen Schlüsseln sofortigen Zugang zu ihren Zimmern erhalten.

Für Hotels senkt das mobile Einchecken die Personalkosten, minimiert Fehler und erhöht die betriebliche Effizienz, während es gleichzeitig den Wünschen der Gäste nach kontaktlosen Lösungen entspricht.

Welche Nachteile hat das mobile Einchecken?

Obwohl das mobile Einchecken zahlreiche Vorteile bietet, birgt es auch einige potenzielle Nachteile. Manche Gäste haben möglicherweise Schwierigkeiten beim Herunterladen der App oder nur eingeschränkten Zugriff auf Smartphones, was den Check-in-Prozess beeinträchtigen kann.

Zudem können technische Probleme wie eine schlechte Internetverbindung oder App-Fehlfunktionen zu Frustration und Verzögerungen führen. Darüber hinaus bevorzugen manche Gäste nach wie vor den persönlichen Kontakt mit dem Hotelpersonal, den der mobile Check-in nicht vollständig ersetzen kann.

d. Biometrische und digitale Identitätsprüfung

Biometrische und digitale Identitätsprüfungen werden immer gängiger, da Hotels bestrebt sind, die Sicherheit zu erhöhen und einen reibungsloseren Check-in zu ermöglichen. 69 % der internationalen Gäste sind offen für die Nutzung von Biometrie zur Identitätsprüfung, einschließlich Gesichtserkennung oder Fingerabdrücken.

Dieses System stellt sicher, dass nur der richtige Gast Zugang zum Hotelzimmer erhält, wodurch die Sicherheit erhöht und gleichzeitig der Bedarf an physischen Check-ins und Interaktionen reduziert wird.

e. KI-gestützter virtueller Concierge und automatisierter Check-in

KI-gestützte virtuelle Concierge-Dienste erfreuen sich in der Hotelbranche zunehmender Beliebtheit. Ende 2023 nutzten bereits 11 % der Beherbergungsbetriebe

Diese KI-gestützten Systeme ermöglichen einen automatisierten Check-in, sodass Gäste den Check-in-Vorgang abschließen und mit den Hotelmitarbeitern kommunizieren können, bevor sie überhaupt ankommen, wodurch die Reise des Gastes optimiert wird.

Worauf sollte man bei Check-in-Software für Hotels achten?

Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei Check-in-Software achten sollten, um ein reibungsloses und effizientes Erlebnis für Hotelgäste und Mitarbeiter zu gewährleisten.

a. Kontaktloses Einchecken und mobile Kompatibilität

Kontaktloses Einchecken und mobile Kompatibilität sind unerlässlich für mehr Komfort im Hotel. Durch die Möglichkeit des Online-Check-ins können Gäste ihren Check-in im Voraus abschließen, wodurch der persönliche Kontakt an der Rezeption minimiert wird. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine reibungslose Ankunft, da Gäste lange Warteschlangen umgehen und direkt auf ihre Zimmer gehen können.

b. Integration mit PMS (Standort-Management-Systemen) und ORM-Lösungen

Ein leistungsstarkes Check-in-System muss sich nahtlos in das Hotelverwaltungssystem (PMS) integrieren lassen und Echtzeit-Aktualisierungen von Gästedaten, Zimmerzuweisungen und Informationen zur Hotelregistrierungskarte ermöglichen. Die Integration mit Online-Reputationsmanagement- Lösungen (ORM) wie der webbasierten MARA AI gewährleistet zudem die schnelle Bearbeitung von Feedback und Anfragen, steigert die Gästezufriedenheit und ermöglicht personalisierte Services basierend auf Gästepräferenzen und früheren Buchungen.

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c. Sicherheitsmerkmale, einschließlich Identitätsprüfung

Moderne Check-in-Software sollte zuverlässige Identitätsprüfungsmethoden wie intelligente Türschlösser und biometrische Scans umfassen, um die persönlichen Daten der Gäste während des gesamten Check-in-Prozesses zu schützen. Durch den Einsatz sicherer Methoden zur Überprüfung der Gästeidentität können Hotels Sicherheitsrisiken reduzieren und die Gästezufriedenheit steigern, indem sie ein sicheres, kontaktloses Erlebnis vom Moment der Ankunft bis zum Check-out bieten.

d. Zahlungsabwicklung und Online-Transaktionen

Die Integration verschiedener Zahlungsanbieter in die Check-in-Software gewährleistet ein reibungsloses Zahlungserlebnis für Gäste. Sie können alle Transaktionen online oder an Selbstbedienungsterminals abwickeln, was insbesondere für kontaktloses Bezahlen unerlässlich ist. Das System ermöglicht zudem Vorauszahlungen und die Bezahlung von Upgrades, Annehmlichkeiten oder anderen Hotelleistungen im Voraus. Dadurch werden Wartezeiten an der Rezeption verkürzt und der gesamte Ankunftsprozess beschleunigt und effizienter gestaltet.

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e. Möglichkeiten zur Personalisierung des Gästeerlebnisses und zum Upselling

Ein wesentlicher Vorteil moderner Check-in-Systeme liegt in ihrer Fähigkeit, personalisierte Services , die auf die individuellen Vorlieben jedes Gastes zugeschnitten sind, wie beispielsweise Zimmer-Upgrades oder besondere Serviceleistungen. Diese Personalisierung verbessert nicht nur das Gästeerlebnis, sondern bietet Hotels auch zusätzliche Umsatzmöglichkeiten durch Upselling während des Check-in-Prozesses.

f. Benutzerfreundliche Oberfläche für Mitarbeiter und Gäste

Eine benutzerfreundliche Oberfläche für Gäste und Hotelpersonal ist entscheidend für einen reibungslosen Check-in. Ob Gäste per Mobilgerät, an Self-Check-in-Automaten oder an der Rezeption einchecken – ein intuitives System, das sie effizient durch Buchung, Zimmerzuteilung und Zahlungsabwicklung führt, ist unerlässlich. Ein nahtloses Erlebnis bedeutet einen schnelleren und unkomplizierten Check-in für die Gäste, und das Hotelpersonal kann sich voll und ganz auf exzellenten Service während des gesamten Aufenthalts konzentrieren.

Was sind die besten Check-in-Softwarelösungen für Hotels?

Hier sind einige der besten Check-in-Softwarelösungen für Hotels, die jeweils darauf ausgelegt sind, den Check-in-Prozess zu optimieren und das Gästeerlebnis zu verbessern.

1. Insgesamt am besten: Mews

Mews bietet eine umfassende Lösung für kontaktloses und mobiles Einchecken, mit der Gäste schnell einchecken und ihre Zimmerschlüssel digital erhalten können. Das System an der Rezeption ist nahtlos integriert und spart Zeit, da weniger persönliche Kontakte nötig sind. Dieses Komplettsystem steigert die Gästezufriedenheit und optimiert gleichzeitig die betriebliche Effizienz.

2. Am besten geeignet für große Hotels: Oracle Opera

Oracle Opera eignet sich ideal für große Hotels und bietet ein fortschrittliches Check-in-System, das in PMS-Lösungen integriert ist. Es unterstützt Self-Check-in und Quick-Check-in für ein hohes Gästeaufkommen und reduziert so lange Warteschlangen an der Rezeption. Das System erfasst Gästedaten effizient und ist daher ideal für Hotelketten, die ihre Abläufe in mehreren Häusern optimieren möchten.

3. Am besten geeignet für Boutique-Hotels: Guestline

Guestline bietet Boutique-Hotels ein personalisiertes Check-in-Erlebnis per App und Self-Service-Terminals. Gäste können bequem einchecken und ihre Zimmerschlüssel abholen, ohne an der Rezeption warten zu müssen. Das System ist in das bestehende Rezeptionssystem des Hotels integriert und ermöglicht so eine reibungslose Kommunikation und einen personalisierten Service für ein optimiertes Gästeerlebnis.

4. Am besten für Budgethotels geeignet: RoomRaccoon

RoomRaccoon bietet eine kostengünstige und benutzerfreundliche Check-in-Lösung für Budgethotels. Dank kontaktlosem Check-in per Mobiltelefon erhalten Gäste schnellen Zugang zu ihren Zimmern ohne lange Wartezeiten. Das System ist in das Rezeptionssystem des Hotels integriert, wodurch der Bedarf an zusätzlichem Personal reduziert und die Gästezufriedenheit insgesamt gesteigert wird.

5. Am besten für Luxushotels geeignet: Salto, Kansas

Salto KS bietet Luxushotels biometrische Ausweisprüfung und die Integration intelligenter Türschlösser für ein sicheres und reibungsloses Check-in-Erlebnis. Gäste profitieren von kontaktlosem Check-in und Zugang zu ihren Zimmern, während das System ihr Erlebnis anhand vorab mitgeteilter Präferenzen personalisiert und so für einen erstklassigen Gästeaufenthalt sorgt.

6. Am besten für Ketten geeignet: Kipsu

Kipsu bietet Hotelketten eine effiziente und skalierbare Check-in-Lösung mit Selbstbedienungskiosken, die Gästen einen schnellen Check-in ermöglichen. Durch die Integration in das Rezeptionssystem des Hotels verkürzt Kipsu Wartezeiten, erfasst wertvolle Gästedaten und optimiert so die Abläufe und das Gästeerlebnis an mehreren Standorten.

7. Am besten geeignet für technikaffine Hotels: ALICE

ALICE zeichnet sich durch seine fortschrittliche Automatisierung und KI-gestützten Funktionen aus und ist damit ideal für technologieaffine Hotels. Das System automatisiert Check-in, Gästekommunikation und Zimmerzuteilung und ermöglicht so einen schnellen und effizienten Ablauf. Dank Echtzeit-Updates und nahtloser Integration steigert ALICE sowohl die Produktivität des Personals als auch die Zufriedenheit der Gäste.

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Quelle: Software Advice

MARA AI: Nahtlose Integration mit Ihrer Check-in- und Check-out-Software

MARA AI lässt sich nahtlos in Ihre Hotel-Check-in- und Check-out-Software integrieren und verbessert so das Gästeerlebnis und optimiert Ihre Abläufe. Obwohl MARA die Check-in- und Check-out-Prozesse nicht direkt verwaltet, vereinfacht die KI-gestützte Lösung das Online-Reputationsmanagement (ORM) durch effizientes Reagieren auf und Analysieren von Gästebewertungen. Dank dieser Integration können Sie zeitnah und persönlich auf Gästefeedback reagieren, während Ihre Check-in- und Check-out-Systeme An- und Abreisen abwickeln. Mit MARA verbessern Sie die Gästeerfahrung, verwalten Bewertungen effektiver und sparen Ihrem Team wertvolle Zeit.

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KI-gestützter Review Inbox

Eine der wichtigsten Funktionen dieses Tools ist der Review Inbox . Mit diesem Posteingang können Sie ganz einfach auf Bewertungen antworten: Klicken Sie einfach auf „Antwort generieren“ und anschließend auf „Senden“. Der Review Inbox ist mit verschiedenen Bewertungsportalen wie Google, Booking.com und TripAdvisor verknüpft und bietet Ihnen so einen umfassenden Überblick über alle Ihre Bewertungen. Sie können sogar die automatische Beantwortung von Bewertungen konfigurieren: Lassen Sie MARA automatisch auf einfache Bewertungen antworten, wie z. B. 5-Sterne-Bewertungen auf Google ohne Text, damit Sie keine Bewertung mehr verpassen. Tägliche Benachrichtigungen über neue Bewertungen halten Sie auf dem Laufenden und geben Ihnen die volle Kontrolle.

Intuitive Review Analytics

Um Ihnen das Verständnis und die Analyse der zahlreichen Bewertungen zu erleichtern, beinhaltet der Bewertungsassistent auch Review Analytics . Diese liefert Ihnen umsetzbare, leicht verständliche Erkenntnisse, die exklusiv auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Mit MARA erhalten Sie schnell einen Überblick über alle Ihre Bewertungen, ohne jede einzelne lesen zu müssen. Die Analyse ist so detailliert, dass Sie spezifische Probleme wie „Das Wasser im Pool ist zu kalt“ oder „Es gibt kein veganes Frühstück“ erkennen können. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, das Gästeerlebnis zu optimieren, ohne dass Sie ein Datenexperte sein müssen.

Die persönlichste KI-Antwort

Die KI von MARA bietet nicht nur Effizienz, sondern auch Personalisierung. Dank der Brand Voice passt sich die KI Ihrem Tonfall an und sorgt so für authentische Antworten. Mit Smart Snippets “ können Sie der KI beibringen, auf wiederkehrendes Lob oder Kritik zu reagieren. Ihre KI integriert diese Informationen dann in ihre Antworten, formuliert sie aber stets anders und liefert so personalisierte und relevante Antworten.

Dieser Bewertungsassistent hat sich für über 2000 Kunden schnell zu einem echten Gamechanger entwickelt. Seine vielversprechende Fähigkeit, die Gesamtbewertung zu verbessern, die Antwortraten zu erhöhen, Erkenntnisse aus dem Kundenfeedback zu gewinnen und Zeit und Geld zu sparen, ist der Grund für seine wachsende Beliebtheit.

Die Verwaltung von Online-Bewertungen muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Software optimieren Sie nicht nur den Prozess, sondern können auch Ihre Antworten personalisieren und wertvolle Erkenntnisse aus den Bewertungen gewinnen. Probieren Sie doch einfach unseren AI Review Assistant Testversion ist komplett , Sie benötigen keine Kreditkarte und der Assistent ist in weniger als fünf Minuten einsatzbereit.

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Schlussgedanken

Die Zukunft des Hotel-Check-ins ist zweifellos mobil: Kontaktloses Einchecken und KI-gestützte Lösungen revolutionieren das Gästeerlebnis. Durch Investitionen in moderne Check-in-Software können Hotels Check-out-Prozesse optimieren, die Check-in-Zeit verkürzen und Gästen bereits ab der Buchung ein reibungsloses und sicheres Erlebnis bieten. Der Einsatz dieser Technologien steigert die betriebliche Effizienz, reduziert die Abhängigkeit von Rezeptionssystemen und ermöglicht eine personalisierte Gästereise. Damit ist er eine unverzichtbare Investition für Hotels, die wettbewerbsfähig bleiben und die Gästezufriedenheit insgesamt steigern möchten.

Dieser Beitrag ist Teil unserer Hero-Content-Serie zum Thema „ Die Zukunft der Hoteltechnologie: Unverzichtbare Tools und Lösungen für moderne Hotels “.